Ein Leitfaden für den erfolgreichen Firmenumzug

Ein Firmenumzug, egal ob in Wien oder anderswo, ist eine Herausforderung, die sorgfältige Planung und Organisation erfordert. In diesem Blogartikel beantworten wir wichtige Fragen rund um den Büroumzug und stellen dir einen detaillierten Umzugsplan vor, der dir hilft, deinen Firmenumzug stressfrei und effizient zu gestalten.

Was ist bei einem Büroumzug zu beachten?

Die Planung eines Büroumzugs sollte frühzeitig beginnen, um alle Aspekte zu berücksichtigen und mögliche Komplikationen zu vermeiden. Zu den wesentlichen Schritten der Planung gehören:

Frühzeitige Planung: Beginne rechtzeitig mit der Planung, um Engpässe zu vermeiden.
Budgetplanung: Kalkuliere alle Kosten, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Mitarbeiterkommunikation: Informiere deine Mitarbeiter frühzeitig und regelmäßig über den Umzugsplan.
Inventarisierung: Führe eine Bestandsaufnahme des gesamten Büroequipments durch.
Neuer Standort: Überprüfe, ob der neue Standort alle Anforderungen deines Unternehmens erfüllt.
Umzugsunternehmen: Wähle ein professionelles Umzugsunternehmen mit Erfahrung im Büroumzug.

Büroumzug planen

Bei einem Firmenumzug gibt es viele Faktoren zu beachten, um den Prozess reibungslos zu gestalten:

Rechtliche und vertragliche Aspekte: Überprüfe deine Mietverträge und sorgen für die rechtzeitige Kündigung des alten sowie den Abschluss des neuen Mietvertrags. Erkundige dich über wesentliche Aspekte zur Standortverlegung deines Unternehmens.
Versicherungen: Stell sicher, dass alle Gegenstände während des Umzugs versichert sind.
Mitarbeiterkomfort: Berücksichtige die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter, um den Übergang so angenehm wie möglich zu gestalten.

Wie organisiere ich einen Firmenumzug?

Die Organisation eines Firmenumzugs erfordert strukturierte Vorgehensweise. Hier ist ein detaillierter Plan, der dir als Leitfaden dient:

3-6 Monate vor dem Umzug

Planung und Recherche: Starte frühzeitig mit der Planung des Umzugs und suche nach einem geeigneten neuen Büro für dein Team.
Mietvertrag kündigen: Sobald du ein neues Büro gefunden hast, informiere dich über die Kündigungsfrist der aktuellen Räumlichkeiten und reiche die schriftliche Kündigung fristgerecht ein. Beachte, dass die Fristen und Bedingungen für Geschäftsräume oft von denen für Mietwohnungen abweichen.
Budgetierung: Lege ein detailliertes Budget fest, das alle Umzugskosten abdeckt, einschließlich Umzugsunternehmen, Renovierung und mögliche neue Möbeln.
Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimme eine zuverlässige Person als zentralen Ansprechpartner für alle Fragen von Mitarbeitern und beteiligten Unternehmen. Dies schafft Struktur und beseitigt Unklarheiten.

2-3 Monate vor dem Umzug

Umzugsunternehmen: Firmenumzüge sind komplexer als Privatumzüge. Daher entscheiden sich viele Unternehmen für professionelle Unterstützung. Suche nach passenden Umzugsunternehmen und hole mehrere Angebote ein, um die beste Wahl zu treffen. Sobald du das Umzugsunternehmen ausgewählt und den Kostenvoranschlag akzeptiert hast, kann der Umzugstermin festgelegt werden. Eine frühzeitige Planung ermöglicht mehr Flexibilität bei der Terminwahl und eine bessere Organisation des Umzugs.
Möbel und Technikbedarf prüfen: Überprüfe den Möbel- und Technikbedarf für das neue Büro sorgfältig. Stelle sicher, dass alle vorhandenen Möbelstücke und technischen Geräte am neuen Standort sinnvoll genutzt werden können. Plane gegebenenfalls die Anschaffung neuer Möbel und Geräte, um den Anforderungen des neuen Büros gerecht zu werden. Berücksichtige hierbei auch die optimale Platzierung und Verkabelung, insbesondere für IT-Infrastruktur, um einen reibungslosen Übergang und schnelle Arbeitsfähigkeit am neuen Standort zu gewährleisten.

1-2 Monate vor dem Umzug

Mitarbeiter informieren: Sobald der Umzugstermin feststeht, sollten die Mitarbeiter informiert werden. Kommuniziere die Vorteile des neuen Standorts, um die Belegschaft zu motivieren und einzubinden.
Geschäftspartner und Kundenstamm kontaktieren: Informiere Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig über den Umzug. Teile ihnen die neue Adresse und Kontaktdaten sowie das Umzugsdatum mit. Nutze verschiedene Kommunikationswege wie E-Mail, Briefpost, Website und Social Media, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die Änderungen informiert sind und mögliche Geschäftsvorgänge reibungslos weiterlaufen können.
Ämter und Dienstleister informieren: Kontaktiere alle regelmäßigen Dienstleister, Ämter und Behörden frühzeitig über den Umzug. Dazu gehören Versorgungsunternehmen, Reinigungsdienste, Versicherungen und die Post. Aktualisiere deine Adresse bei Banken und Kreditinstituten, sowie bei wichtigen staatlichen Stellen wie dem Finanzamt. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass keine wichtigen Dienstleistungen unterbrochen werden und dass alle rechtlichen und geschäftlichen Verpflichtungen weiterhin reibungslos erfüllt werden können.

2-4 Wochen vor dem Umzug

Ausmisten und Entrümpeln
- Überflüssige Möbel und Geräte aussortieren: Reduziert das Umzugsvolumen und die Kosten.
- Verkauf oder Spende nicht benötigter Gegenstände.
Büroplan/Einrichtungsplan erstellen
- Detaillierter Einrichtungsplan: Hilft Umzugshelfern und berücksichtigt Mitarbeiterwünsche.
- Raumpläne für Umzugsunternehmen: Vermeidet Chaos und spart Zeit.
Verpackungsmaterialien beschaffen
- Verpackungsmaterial und Umzugskartons besorgen: Bei Eigenregie oder gemietet vom Umzugsunternehmen.
- Abwägen der Kosten für Packservice vs. Zeit der Mitarbeiter.
Halteverbot beantragen
- Parkplätze reservieren oder Halteverbot beantragen: Für reibungslosen Transport.
- Frühzeitig planen: Genehmigungen können bis zu 3 Wochen dauern.
Kennzeichnen und Packen
- Inventar und Möbel markieren: Sicherer und organisierter Transport.
- Frühzeitiges Packen der Umzugskartons: Sorgt für einen stressfreien Umzugstag.
Neuen Standort vorbereiten
- Reinigungen und Renovierungen: Bereiten den neuen Standort optimal vor.
- Arbeitsplätze und Infrastruktur einrichten: Schneller Arbeitsbeginn nach dem Umzug.

Umzugstag und Nachbereitung

In der Woche vor dem Umzug sind nun nur noch kleine organisatorische Verpflichtungen, wie die Schlüsselübergabe, die Kostenabrechnung mit dem vorigen Vermieter, die Überprüfung der neuen Räumlichkeiten sowie die Terminbestätigung aller benötigten Dienstleister zu erledigen.

Der Umzugstag

Büroinventar umziehen: Nutzen Sie einen Möbelstellplan und farbige Etiketten, um den Umzugshelfern die Platzierung der Möbel zu erleichtern.
Reinigung der alten Räumlichkeiten: Beauftrage eine professionelle Reinigung am letzten Tag des Umzugs. Vergiss nicht, dass Firmenschild zu entfernen und montiere es an der neuen Büro-Adresse.
Übergabe an den Vermieter: Erstelle ein Übergabeprotokoll und übergebe das alte Büro an den Vermieter oder die Hausverwaltung.

Letztendlich: Umzug des gesamten Büroinventars für einen effizienteren Umzug solltest du im neuen Büro einen Möbelstellplan oder entsprechende Skizzen aufhängen, damit die Umzugshelfer wissen, wo welche Möbel platziert werden müssen. Farbige Etiketten an den Umzugskartons sind ebenfalls hilfreich, um die Aufteilung des Umzugsguts in den neuen Räumlichkeiten zu erleichtern.

Nach dem Umzug

Kontaktdaten ändern: Aktualisiere die Kontaktdaten auf der Firmenwebsite, im Impressum und in E-Mail-Signaturen.
Steuerberater informieren: Melde den Umzug und reiche alle Belege für den Steuerausgleich ein.
Schäden melden: Überprüfe zeitnah nach dem Umzug alle Räumlichkeiten und melde Schäden innerhalb einer Woche an das Umzugsunternehmen oder die Versicherung.
Einrichten und Funktionsfähigkeit prüfen: Stelle sicher, dass alle Möbel und technischen Geräte korrekt aufgestellt und funktionsfähig sind.
Umzugscheckliste durchgehen: Überprüfe die Umzugscheckliste, um sicherzustellen, dass alle Punkte erledigt sind und der Betrieb reibungslos aufgenommen werden kann.

Nachhaltige Umzugsboxen von KIBOX

Ein innovativer Weg, um den Büroumzug stressfrei und bequem zu organisieren, sind die nachhaltigen Umzugsboxen von KIBOX. Diese stapelbaren und wiederverwendbaren Boxen können für eine gewisse Zeit angemietet werden und bieten eine umweltfreundliche Alternative zu herkömmlichen Kartons. Die Nutzung von KIBOXEN reduziert den Abfall und sorgt dafür, dass dein Umzug effizient und ökologisch nachhaltig verläuft.

Mit diesen Tipps und Hilfsmitteln wird dein Büroumzug nicht nur gut geplant und organisiert, sondern auch nachhaltig und stressfrei gestaltet.

Der Stadt-Wien Blog bietet dir weitere Informationen zu einem erfolgreichen Firmenumzug.

Der erfolgreiche Büroumzug: Tipps und Tricks