Lagerung von Akten: Das perfekte Büroarchiv
Die Organisation und Aufbewahrung von persönlichen und geschäftlichen Gegenständen kann eine Herausforderung darstellen, besonders wenn der verfügbare Platz begrenzt ist. Ob es darum geht, saisonale Dekorationen, wichtige Dokumente oder Möbel sicher zu verstauen, eine gut durchdachte Lagerlösung ist entscheidend.
Entdecke hier Schritt für Schritt eine praktische Anleitung, wie das Aktenarchiv perfekt gelingt und worauf du bei der Aktenlagerung achten musst.
Erster Teil: Akten ordnen und vorbereiten
Die Archivierung von Akten und die Lagerung von Dokumenten kann mühsam erscheinen. Besonders wenn du bedenkst, dass die meisten Unternehmen ihre Akten zwischen sieben und 22 Jahren aufbewahren müssen. Aber mit den richtigen Tipps wird diese Aufgabe leicht und vielleicht sogar ein bisschen spaßig!
Hier erklären wir dir, wie du das am einfachsten bewerkstelligst. Zuerst sortiere deine Akten nach Art und Relevanz und vor allem, wie lange du diese benötigst.
Ungeachtet dessen, ob du privat oder in deinem Unternehmen für das Sortieren und Archivieren zuständig bist, wird dir dies mit den nachfolgenden goldenen Regeln ganz einfach von der Hand gehen.
Was du dazu benötigst:
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- Planung und Zeit
- ein Notizbuch
- einen dicken Filzstift
- einige „Post-It“
- einen Locher
- einen Papierkorb (evtl. mit Shredder)
Schritt 1: Sortiere nach Art des Dokuments
Im privaten Bereich wird sich deine Aktenwirtschaft vermutlich um Themen wie alles rund um Versicherungen, Wohnung, Auto, Strom-, und Gasverträge, Bankgeschäfte usw. handeln.
Im beruflichen Umfeld ist es eher wichtig, darauf zu achten, quartalsmäßig und in die jeweilige Thematik zu unterteilen. Aber dazu kommen wir etwas später noch genauer.
Sortiere alle Unterlagen chronologisch und nach Thema, bevor du zu Schritt 2 übergehst.
Schritt 2: Vernichte und entsorge unnötige Akten
Viele deiner Unterlagen sind möglicherweise veraltet oder bereits ungültig und es ist daher nicht notwendig, sie zu behalten. Schaffe daher durch allgemeine Durchsicht mehr Platz für relevante Unterlagen. Im betrieblichen Umfeld solltest du dich vorab informieren, wie lange dein Unternehmen grundsätzlich Akten und Unterlagen aufbewahrt.
Schritt 3: Akten übersichtlich kennzeichnen
Du hast bereits alles sortiert, in passende Kategorien eingeteilt und alte, nicht mehr benötigte Unterlagen vernichtet?
Dann kannst du ganz entspannt damit beginnen, all deine aktuellen Akten in Themen, Kalenderjahr und Quartal zu unterteilen. Die kleinen „Post-It“ können dir hier sehr hilfreich sein, um einzelne Themen innerhalb eines Ordners zu kennzeichnen.
Beschrifte jede Kategorie mit dem dicken Filzstift! Das spart dir auf lange Sicht gesehen eine Menge Zeit beim Suchen und Wiederfinden bestimmter Schriftstücke.
Zum Beispiel „Finanzamt Quartal 3 2023“ oder ähnliches könnte auf einem der Aktenunterteilungen stehen. Nehmen wir an, du bekommst von deiner Bank ein Schreiben, welches sich auf den 3. August 2023 bezieht, hast du automatisch und schnellstmöglich die passende Zeitspanne gefunden!
Wenn du alles so oder so ähnlich ordnest und beschriftest, bist du oder wir als Storage-Unternehmen in der Lage, rasch eine bestimmte Akte für dich zu finden und dir zuzustellen.
Solltest du mehrere Geschäftsbereiche in einem Akt ablegen wollen, vergewissere dich stets, alle jeweiligen Themen auf deinen „Trennpost-it’s“ zu vermerken!
Schritt 4: Dokumente digitalisieren
Zu deiner Sicherheit: Als Privatperson reicht es völlig, lediglich deine persönlichen Dokumente zu digitalisieren. Es schadet aber auch nicht, bei dieser Gelegenheit den Reisepass, den Führerschein oder die Heiratsurkunde einzuscannen und digital auf deinem Computer zu speichern.
All diese Unterlagen können verloren gehen, ein Wohnhaus oder eine Wohnung könnte durch ein Feuer vernichtet werden. Vielleicht benötigst du diese Dokumente aber auch, wenn du irgendwann einmal unterwegs sind?
Mittlerweile akzeptieren die meisten Unternehmen und Behörden auch Fotos dieser Unterlagen, welche du mit deinem Smartphone bequem anfertigen kannst.
Zweiter Teil: Akten einlagern
Die richtige Aktenlagerung ist entscheidend, um Ordnung zu halten, Zeit zu sparen und die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten. Gut organisierte und leicht zugängliche Unterlagen erleichtern nicht nur den Arbeitsalltag erheblich, sondern sind auch essenziell für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und für eine effiziente Verwaltung sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich.
Schritt 1: Die richtigen Lagerbedingungen
Wo würdest du deine Akten lagern? Auch das ist ein wichtiger Punkt, worüber du dir stets Gedanken machen solltest. Eine falsche Lagerung von Akten bei ungünstigen Bedingungen kann deine Unterlagen zur Gänze vernichten!
Wir empfehlen daher folgende Lagerbedingungen für Dokumente:
- 18 – 20° C Raumtemperatur
- gut geschützt vor Sonnenlicht
- Luftfeuchtigkeit zwischen 25% bis maximal 50%
- einfache Kartons, Stapelkisten oder versiegelte Kunststoffboxen (alle drei Varianten bieten dir gute Möglichkeiten zum Einlagern)
- Videoüberwachung und Alarmsicherung
Aufbewahrung der Akten in KIBOX Umzugsboxen
Die KIBOX Umzugsboxen sind geräumige Lösungen für den Transport und die Lagerung von Dokumenten und anderen Gegenständen. Mit Platz für ganze 11 Aktenordner bieten sie ausreichend Kapazität für umfangreiche Büroinhalte oder persönliche Unterlagen. Ihre robuste Konstruktion aus recyclebarem Kunststoff gewährleistet Langlebigkeit und Schutz während des Transports. Die Vorteile der KIBOXEN liegen in ihrer Stapelbarkeit, wodurch sie Platz sparen und die Organisation erleichtern. Zudem sind sie umweltfreundlich und können mehrfach verwendet werden, was sie zu einer nachhaltigen Wahl für Umzüge und Aufbewahrung macht.
Schritt 2: Die perfekte Dauer der Dokumentenlagerung
Gemäß österreichischem Gesetz gibt es spezifische Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten von Dokumenten.
- Steuerliche Unterlagen und Geschäftsdokumente sollten mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und für mögliche Steuerprüfungen verfügbar zu sein.
- Persönliche Dokumente wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Immobiliendokumente sollten dauerhaft aufbewahrt werden, da sie lebenslang von Bedeutung sein können.
- Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen sogar für 22 Jahre aufbewahrt werden.
- Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
- Bankauszüge und Versicherungspolicen können je nach Bedarf und Vertragsdauer zwischen drei und sieben Jahren aufbewahrt werden.
Es ist ratsam, regelmäßig zu überprüfen, ob Dokumente noch benötigt werden oder ob sie gemäß den Datenschutzbestimmungen sicher vernichtet werden können, um Platz zu schaffen und die persönliche Sicherheit zu gewährleisten.
Aktenarchivierung mit KIBOX und STORE ROOM
KIBOX ermöglicht die sichere Aufbewahrung einzelner Gegenstände in robusten Umzugsboxen, was Flexibilität und Schutz bietet. Diese Lösung eignet sich gut für temporäre oder saisonale Lagerbedürfnisse, ohne dass du dich um langfristige Mietverträge kümmern musst.
STORE ROOM hingegen bietet die Möglichkeit, größeren Lagerbedarf abzudecken, indem du ein flexibles Lagerabteil mietest. Dadurch kannst du je nach Bedarf zusätzlichen Platz für Möbel, Akten oder andere größere Gegenstände nutzen. Dies ist ideal für langfristige Lagerbedürfnisse oder wenn spezifische Lagerbedingungen erforderlich sind.
Insgesamt bieten beide Optionen eine sichere und organisierte Möglichkeit, persönliche oder geschäftliche Gegenstände zu lagern, die Flexibilität je nach Bedarf und die Gewissheit, dass die Gegenstände gut geschützt sind.
Egal, ob du im privaten oder beruflichen Umfeld als Firmeninhaber mit der Archivlagerung zu tun hast, es ist leider keine besonders unterhaltsame Tätigkeit und der Dank dafür hält sich in der Regel in Grenzen. Doch wenn alle Unterlagen und Dokumente ordentlich und übersichtlich sortiert sind, sparst du definitiv eine Menge Zeit, wenn du bestimmte Schriftstücke schnell zur Hand haben musst.
Wir hoffen, dass unser Leitfaden dir hilfreich war und du den gewonnenen Platz bestmöglich für neue Unterlagen nutzen kannst, egal ob privat oder beruflich.